e-Factura 2026 aduce o schimbare pe care mulți antreprenori au ratat-o complet: termenul de transmitere a facturilor în sistemul național RO e-Factura nu mai este de 5 zile calendaristice, ci de 5 zile lucrătoare. Modificarea a intrat în vigoare la 1 ianuarie 2026, prin OUG nr. 89/2025 (cunoscută drept „ordonanța trenuleț”), și este una dintre puținele măsuri fiscale din acest an care lucrează în favoarea firmelor, nu împotriva lor.
Vestea bună se oprește însă aici. Amenzile au rămas neschimbate, sfera obligației s-a extins, iar sistemul se aplică acum în toate cele trei relații — B2B, B2C și B2G. În articolul de față găsești, structurat și explicat pe înțelesul tuturor, tot ce trebuie să știe o firmă despre e-Factura 2026: cine este obligat, în cât timp trebuie transmisă factura, care sunt excepțiile reale și cât te costă o întârziere.
Ce este RO e-Factura 2026 și de ce contează
RO e-Factura este sistemul național prin care facturile emise de operatorii economici din România ajung, în format electronic standardizat (XML), direct în platforma administrată de ANAF. Practic, factura nu mai circulă doar între tine și clientul tău: ea trece obligatoriu printr-un intermediar public, care o validează, îi aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor și abia apoi o pune la dispoziția destinatarului.
Sistemul a fost introdus etapizat, începând cu relația B2G (facturi către instituții publice), extins apoi la B2B din iulie 2024 și la B2C din ianuarie 2025. e-Factura 2026 nu aduce o etapă nouă de extindere, ci ceva mai subtil și, tocmai de aceea, mai periculos: ajustări de termene și de sferă pe care firmele obișnuite cu vechile reguli riscă să le ignore.
De ce contează? Pentru că e-Factura a încetat să mai fie o simplă formalitate administrativă. Ea este acum sursa primară de date pentru decontul precompletat de TVA (RO e-TVA) și se corelează cu fișierul SAF-T (Declarația D406). Cu alte cuvinte, o factură transmisă greșit sau cu întârziere nu mai produce doar o amendă punctuală — ea se propagă în celelalte raportări și creează neconcordanțe pe care ANAF le vede automat.
1. Termenul s-a schimbat: 5 zile lucrătoare, nu calendaristice
Aceasta este modificarea centrală adusă de e-Factura 2026 și, dacă reții un singur lucru din acest articol, acesta ar trebui să fie. Până la 31 decembrie 2025, aveai la dispoziție 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii pentru a o transmite în sistem. Weekendurile și sărbătorile legale intrau la socoteală, ceea ce însemna că o factură emisă vineri trebuia transmisă până miercuri, cu tot cu sâmbătă și duminică consumate din termen.
Începând cu 1 ianuarie 2026, prin OUG nr. 89/2025, termenul este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită prevăzută pentru emiterea facturii de Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal.
Această a doua condiție este importantă și adesea trecută cu vederea. Codul fiscal prevede că factura se emite cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care a intervenit faptul generator. Prin urmare, nu poți amâna la nesfârșit emiterea facturii ca să câștigi timp la transmitere: termenul de transmitere curge, în cel mai rău caz, de la data-limită legală de emitere, nu de la data la care ai emis tu efectiv factura.
Cum se calculează, exact, termenul
ANAF a precizat, într-o informare publicată după intrarea în vigoare a ordonanței, că termenul se calculează conform Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 1182/71 al Consiliului din 3 iunie 1971 privind stabilirea regulilor care se aplică termenelor, datelor și expirării termenelor. În traducere practică, asta înseamnă:
- termenul începe să curgă din prima oră a primei zile a termenului, adică din prima zi lucrătoare imediat următoare datei de emitere;
- ziua emiterii facturii nu se pune la socoteală;
- termenul se încheie la expirarea ultimei ore a ultimei zile, adică la finalul celei de-a cincea zile lucrătoare;
- dacă ultima zi a termenului cade într-o zi nelucrătoare (sâmbătă, duminică sau sărbătoare legală), termenul se prelungește până la sfârșitul următoarei zile lucrătoare.
Regula se aplică identic în relația B2B și în relația B2C. Este, practic, singura relaxare reală pe care legiuitorul a oferit-o firmelor în materie de raportare digitală în 2026.
2. e-Factura 2026 acoperă B2B, B2C și B2G
Toate firmele și ceilalți contribuabili din România care desfășoară activități economice au obligația de a transmite în RO e-Factura toate facturile emise, indiferent de tipul relației. În 2026, sfera de aplicare nu cunoaște excepții pe categorii de firme: contează natura documentului, nu mărimea afacerii. Concret:
Relația B2B (între firme)
Este zona cu cel mai mare risc financiar, pentru că aici se aplică amenda suplimentară de 15% din valoarea facturii. Orice factură emisă de un operator economic stabilit în România către un alt operator economic stabilit în România trebuie să circule prin sistem. Nu prin e-mail, nu prin PDF atașat, nu prin curier.
Relația B2C (către persoane fizice)
Obligatorie de la 1 ianuarie 2025, cu aceleași termene ca în B2B. Este zona care creează cele mai multe confuzii, în special pentru comerțul cu amănuntul și pentru magazinele online. Detaliem mai jos regula codului din 13 cifre de zero.
Relația B2G (către instituții publice)
Cea mai veche componentă a sistemului. Aici există o cerință tehnică suplimentară: factura trebuie să conțină codurile CPV corespunzătoare din nomenclatorul achizițiilor publice. În plus, destinatarul instituție publică are obligațiile proprii de a primi, descărca, prelucra și verifica legalitatea facturii, iar plățile din bugetul propriu se pot efectua numai dacă factura a circulat regulamentar prin sistem.
3. Facturile simplificate intră în sistem, bonurile fiscale nu
Aici se ascunde una dintre cele mai frecvente erori de interpretare. Regula, valabilă de la 1 ianuarie 2025 și menținută în e-Factura 2026, este următoarea:
- Facturile simplificate emise potrivit Codului fiscal fac obiectul facturării electronice obligatorii, atât în B2B, cât și în B2C. Ele nu mai constituie o excepție, așa cum se întâmpla anterior.
- Bonurile fiscale emise în conformitate cu OUG nr. 28/1999, care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate potrivit art. 319 alin. (12), (13) și (21) din Codul fiscal — adică bonurile pe care este înscris codul de identificare fiscală al beneficiarului — rămân exceptate de la transmiterea în sistem.
Distincția pare tehnică, dar are consecințe directe. Dacă emiți factură simplificată, ea trebuie transmisă. Dacă emiți bon fiscal cu CUI-ul clientului, nu. Confuzia dintre cele două documente este responsabilă pentru un număr semnificativ de neconformități descoperite ulterior, la verificări.
Reținem și o cerință conexă, introdusă tot prin modificările legislative recente: facturile simplificate trebuie să conțină în mod obligatoriu codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta este persoană impozabilă sau persoană juridică neimpozabilă.
4. În B2C se folosește codul din 13 cifre de zero
În tranzacțiile cu persoane fizice apare o problemă practică evidentă: clientul nu are cod de identificare fiscală, iar sistemul cere un identificator pentru beneficiar. Soluția prevăzută de legiuitor este simplă: în situația în care beneficiarul nu se identifică printr-un cod de identificare fiscală, factura se poate întocmi utilizând un cod format din 13 cifre de zero (0000000000000).
Este o regulă mecanică, dar netransmisă corect către departamentele de facturare produce erori de validare în lanț. Verifică dacă softul tău de facturare este configurat să aplice automat această regulă în B2C — majoritatea programelor moderne o fac, dar nu toate implicit.
5. Excepțiile pe care merită să le cunoști
Excepțiile de la e-Factura 2026 sunt puține și strict delimitate. A le cunoaște înseamnă a nu transmite inutil documente în sistem și, mai important, a nu le omite pe cele obligatorii. Principalele situații exceptate sunt:
- Bonurile fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate (cele cu CUI-ul beneficiarului înscris pe bon).
- Livrările intracomunitare de bunuri pentru care beneficiarul, persoană impozabilă stabilită în România, comunică un cod de înregistrare în scopuri de TVA din alt stat membru. Acestea nu fac obiectul facturării electronice obligatorii în relația B2B.
Orice altă factură — inclusiv cele de storno, cele de avans și cele de corecție — urmează regula generală. În caz de dubiu, regula practică este simplă: transmiți. O factură transmisă în plus nu atrage sancțiuni; una netransmisă, da.
6. Amenzile: de la 1.000 lei la 15% din valoarea facturii
Deși termenul s-a relaxat, sancțiunile au rămas neschimbate. Nerespectarea termenului de transmitere a facturilor în sistemul e-Factura constituie contravenție și se sancționează diferențiat, în funcție de categoria contribuabilului. Tabelul de mai jos sintetizează situația pentru e-Factura 2026:
| Categoria de contribuabil | Amenda pentru nerespectarea termenului |
|---|---|
| Persoane juridice — contribuabili mari | 5.000 – 10.000 lei |
| Persoane juridice — contribuabili mijlocii | 2.500 – 5.000 lei |
| Celelalte persoane juridice și persoanele fizice | 1.000 – 2.500 lei |
| Relația B2G — nerespectarea obligațiilor destinatarului | 500 – 1.000 lei |
Acestea sunt însă doar amenzile „de bază”. În relația B2B se aplică o sancțiune considerabil mai dură, care nu are legătură cu categoria de contribuabil și nici cu un plafon maxim: amendă de 15% din valoarea facturii.
Această amendă de 15% se aplică în două situații distincte:
- emitentului care nu transmite factura către beneficiar folosind sistemul RO e-Factura;
- destinatarului care primește și înregistrează o factură B2B emisă de un operator economic stabilit în România prin alte mijloace decât sistemul RO e-Factura.
Pentru o factură de 100.000 de lei, sancțiunea înseamnă 15.000 de lei. Pentru una de 500.000 de lei, 75.000 de lei. Nu există plafonare, ceea ce face din această prevedere cel mai costisitor risc fiscal asociat sistemului.
7. Și destinatarul facturii are obligații
Acesta este punctul pe care firmele îl ignoră cel mai des, iar consecința este că o firmă perfect corectă în emitere poate fi amendată pentru ce primește.
Dacă un furnizor stabilit în România îți trimite o factură B2B pe e-mail, în PDF, iar tu o înregistrezi în contabilitate, riști amenda de 15% din valoarea facturii — chiar dacă vina inițială aparține furnizorului. Legea sancționează inclusiv destinatarul care „primește și înregistrează” factura prin alte mijloace decât sistemul.
Practic, asta înseamnă că departamentul tău de contabilitate trebuie să aibă o regulă fermă: nicio factură B2B de la un furnizor român nu se înregistrează dacă nu a venit prin RO e-Factura. Dacă a venit altfel, se solicită furnizorului transmiterea corectă, iar înregistrarea se face după. Este o schimbare de proces, nu doar de soft, și tocmai de aceea are nevoie de o decizie internă asumată.
Exemplu practic de calcul al termenului
Teoria devine mult mai clară pe un caz concret. Să presupunem că o firmă din Iași emite o factură vineri, 6 februarie 2026. Cum se calculează termenul în regimul e-Factura 2026?
- Ziua emiterii — vineri, 6 februarie — nu se numără.
- Sâmbătă și duminică sunt zile nelucrătoare și nu se numără.
- Prima zi a termenului: luni, 9 februarie.
- A doua zi: marți, 10 februarie.
- A treia zi: miercuri, 11 februarie.
- A patra zi: joi, 12 februarie.
- A cincea zi: vineri, 13 februarie — termenul expiră la finalul acestei zile.
Sub regula veche, a celor 5 zile calendaristice, aceeași factură ar fi trebuit transmisă până miercuri, 11 februarie. Câștigi, așadar, două zile întregi. Iar dacă în intervalul respectiv ar fi căzut o sărbătoare legală, termenul s-ar fi extins corespunzător.
Recomandarea practică pentru e-Factura 2026
Deși termenul s-a relaxat, recomandarea specialiștilor este să nu îl consumi. Cea mai sigură abordare este configurarea softului de facturare astfel încât transmiterea în e-Factura să se facă automat, la 1–2 zile de la emitere, nu la limita celor 5 zile lucrătoare. Motivul este simplu: sistemul poate avea indisponibilități, factura poate fi respinsă la validare pentru erori de formă, iar dacă ai lăsat totul pe ultima zi, nu mai ai timp să corectezi și să retransmiți.
Cu alte cuvinte, cele 5 zile lucrătoare sunt un termen legal, nu un obiectiv operațional. Marja câștigată prin OUG nr. 89/2025 este cel mai bine folosită ca rezervă pentru situații neprevăzute, nu ca timp de lucru suplimentar.
Greșeli frecvente în relația cu e-Factura 2026
Din experiența noastră cu firme de dimensiuni diferite, aceleași câteva erori revin constant. Le enumerăm pentru că fiecare dintre ele are o soluție simplă, dacă este identificată la timp:
- Confuzia dintre data emiterii și data transmiterii. Factura poate fi emisă pe 3 și transmisă pe 9 — sunt două date diferite, iar termenul curge de la prima.
- Presupunerea că factura transmisă este și acceptată. Transmiterea nu echivalează cu validarea. O factură respinsă de sistem este, din punct de vedere legal, netransmisă. Verificarea stării trebuie să fie parte din procedură.
- Înregistrarea facturilor B2B primite pe e-mail. Discutată mai sus — este cea mai costisitoare greșeală posibilă, prin amenda de 15%.
- Ignorarea facturilor de storno și de corecție. Și ele urmează regula generală și trebuie transmise.
- Necorelarea cu celelalte raportări. Datele din e-Factura alimentează decontul precompletat de TVA și se corelează cu SAF-T. O eroare aici devine vizibilă în trei locuri.
- Lipsa unui responsabil desemnat. Când toată lumea presupune că altcineva transmite, nimeni nu transmite.
Checklist e-Factura 2026: ce faci concret, până la finalul lunii
Dacă vrei o listă scurtă de verificare pentru conformarea la e-Factura 2026, aceasta ar fi:
- Verifică dacă softul de facturare aplică noul termen de 5 zile lucrătoare și dacă are transmitere automată configurată.
- Stabilește o regulă internă scrisă: nicio factură B2B de la furnizori români nu se înregistrează în afara sistemului.
- Confirmă că în B2C se aplică automat codul din 13 cifre de zero când clientul nu are CIF.
- Separă clar, în procedură, facturile simplificate (se transmit) de bonurile fiscale cu CUI (nu se transmit).
- Desemnează un responsabil și un înlocuitor pentru monitorizarea stării facturilor transmise.
- Verifică periodic corelarea dintre e-Factura, decontul de TVA și SAF-T.
Cum te poate ajuta ContaExpertis cu e-Factura 2026
Conformarea la e-Factura nu este, în esență, o problemă de legislație — textul legal are câteva paragrafe. Este o problemă de proces: cine emite, cine transmite, cine verifică starea, cine refuză o factură primită greșit și cine corelează totul cu celelalte raportări.
La ContaExpertis lucrăm cu firme din Iași și din toată țara pe exact această zonă. Prin serviciile noastre de contabilitate preluăm integral raportările către ANAF, iar prin consultanța fiscală te ajutăm să construiești procedura internă care previne amenzile, nu doar să le constați după ce apar. Dacă vrei să scapi complet de administrarea acestor obligații, poți lua în calcul și externalizarea serviciilor de contabilitate.
Pentru context suplimentar despre obligațiile fiscale generale ale unei firme, îți recomandăm și ghidul complet despre contabilitatea SRL.
Întrebări frecvente despre e-Factura 2026
Care este termenul de transmitere a facturilor în e-Factura în 2026?
Începând cu 1 ianuarie 2026, termenul este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită de emitere prevăzută de Codul fiscal. Anterior, termenul era de 5 zile calendaristice. Regula se aplică atât în relația B2B, cât și în B2C.
Ce amendă riscă o firmă mică dacă întârzie transmiterea unei facturi?
Pentru persoanele juridice care nu sunt încadrate ca mari sau mijlocii contribuabili, precum și pentru persoanele fizice, amenda este cuprinsă între 1.000 și 2.500 de lei. În relația B2B se poate adăuga o amendă de 15% din valoarea facturii, dacă factura nu a circulat deloc prin sistem.
Bonurile fiscale trebuie transmise în e-Factura?
Nu. Bonurile fiscale emise conform OUG nr. 28/1999, care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate (adică au înscris codul de identificare fiscală al beneficiarului), sunt exceptate. În schimb, facturile simplificate propriu-zise trebuie transmise în sistem.
Ce fac dacă un furnizor îmi trimite factura pe e-mail, nu prin e-Factura?
Nu o înregistra în contabilitate. Solicită furnizorului să o transmită prin RO e-Factura. Destinatarul care primește și înregistrează o factură B2B de la un operator stabilit în România prin alte mijloace decât sistemul riscă amendă de 15% din valoarea facturii.
Cum emit factură către o persoană fizică în e-Factura?
Dacă beneficiarul nu se identifică printr-un cod de identificare fiscală, factura se poate întocmi utilizând un cod format din 13 cifre de zero. Termenul de transmitere este același ca în B2B: 5 zile lucrătoare.
Livrările intracomunitare intră în e-Factura?
Nu. Livrările intracomunitare de bunuri pentru care beneficiarul comunică un cod de înregistrare în scopuri de TVA din alt stat membru nu fac obiectul facturării electronice obligatorii în relația B2B.
Ce reții despre e-Factura 2026
Trecerea de la 5 zile calendaristice la 5 zile lucrătoare este o veste bună, dar și o capcană de percepție: relaxarea termenului îi determină pe mulți antreprenori să creadă că presiunea a scăzut, când de fapt doar s-a mutat. Amenzile au rămas identice, sfera obligației acoperă acum toate tipurile de relații comerciale, iar sancțiunea de 15% din valoarea facturii nu iartă și nu are plafon.
Regula de aur pentru e-Factura 2026 rămâne aceeași: automatizează transmiterea, nu consuma termenul legal și tratează facturile primite cu aceeași rigoare ca pe cele emise. Iar dacă procesul intern nu este clar, cel mai ieftin moment să îl clarifici este acum — nu după prima amendă.
Ai nevoie de ajutor cu conformarea la e-Factura sau vrei să știi dacă procedura ta internă rezistă la un control? Contactează echipa ContaExpertis pentru o discuție aplicată pe situația firmei tale.
Contact
📍Str. Șipotel, Nr. 7, Iași, județul Iași
Urmăriți-ne și pe rețelele de socializare Facebook Instagram LinkedIn Pinterest
Articol cu caracter informativ, actualizat în iulie 2026. Legislația fiscală se modifică frecvent; pentru decizii care privesc firma ta, îți recomandăm o consultare punctuală cu un expert contabil.