Gestionarea corectă a contabilității este una dintre cele mai importante responsabilități ale unui antreprenor. Chiar dacă la început pare un detaliu tehnic, modul în care sunt înregistrate veniturile, cheltuielile, facturile și obligațiile fiscale poate face diferența între o afacere stabilă și una vulnerabilă. În realitate, multe firme mici ajung să comită diverse greseli contabile care, deși aparent minore, pot avea consecințe semnificative: amenzi, blocaje financiare sau chiar pierderea încrederii partenerilor de afaceri.
Acest articol analizează cele mai frecvente greseli contabile întâlnite în rândul IMM-urilor și oferă soluții concrete pentru a le preveni. Scopul este să ajute antreprenorii să înțeleagă mai bine importanța unei evidențe contabile corecte și colaborarea cu profesioniști specializați, precum echipa ContaExpertis.
1. Lipsa unei organizări riguroase a documentelor contabile
-
Una dintre cele mai comune greseli contabile în rândul firmelor mici este lipsa unui sistem clar de organizare a documentelor. Facturile, chitanțele, bonurile fiscale și contractele sunt adesea păstrate în formă fizică, în dosare separate, fără o structură logică sau fără evidență digitală.
Consecințele acestei neglijențe pot fi multiple:
-
imposibilitatea verificării rapide a unei tranzacții;
-
pierderea unor documente justificative importante;
-
întârzieri la depunerea declarațiilor fiscale;
-
risc crescut de erori la înregistrarea contabilă.
Această lipsă de organizare duce adesea la greseli contabile care pot afecta imaginea firmei în fața autorităților și partenerilor de afaceri. De exemplu, o factură pierdută sau o chitanță uitată poate genera neconcordanțe între contabilitate și situația reală a plăților, ceea ce duce la calcule eronate ale TVA-ului sau la declararea incorectă a veniturilor.
Pentru a evita această problemă, firmele ar trebui:
-
să implementeze un sistem de arhivare digitală (folder lunar cu subfoldere pentru venituri, cheltuieli, contracte etc.);
-
să transmită documentele către contabil în timp util;
-
să păstreze copii scanate ale tuturor actelor.
Un management corect al documentelor elimină multe greseli contabile și oferă o imagine clară asupra situației financiare. O arhivare eficientă nu doar că economisește timp, ci și reduce stresul în cazul unui control ANAF. Astfel, antreprenorii pot lua decizii rapide și bazate pe informații exacte, evitând problemele apărute din cauza unor greseli contabile minore, dar repetate. Un contabil profesionist va ști întotdeauna cum să structureze documentația pentru a facilita verificările interne și eventualele controale ANAF.
-
2. Amestecarea cheltuielilor personale cu cele ale firmei
Aceasta este una dintre cele mai frecvente greseli contabile făcute de antreprenorii aflați la început de drum. Mulți administratori folosesc același card bancar pentru plăți personale și pentru cheltuieli ale firmei, ceea ce complică enorm evidența contabilă.
Riscurile asociate:
- imposibilitatea justificării cheltuielilor în fața autorităților fiscale;
- ajustarea nefavorabilă a impozitului pe profit;
- confuzii în analiza cash flow-ului;
- pierderea controlului asupra costurilor reale ale afacerii.
Soluția corectă este deschiderea unui cont bancar dedicat exclusiv firmei. Toate încasările și plățile trebuie să treacă prin acest cont. Astfel, contabilul poate urmări ușor fluxurile financiare și poate evita interpretările greșite.
3. Nedeclararea corectă și la timp a taxelor și impozitelor
Neconcordanțele între înregistrările contabile și declarațiile fiscale reprezintă una dintre cele mai grave greseli contabile, care poate atrage amenzi considerabile. Din dorința de a economisi timp sau costuri, unele firme omit să depună la timp declarațiile sau transmit informații incomplete.
Consecințele pot fi:
- penalități și dobânzi pentru întârziere;
- blocarea conturilor;
- riscul unui control fiscal amănunțit.
Pentru a evita aceste probleme:
- stabilește împreună cu contabilul un calendar clar pentru depunerea declarațiilor;
- verifică lunar în SPV (Spațiul Privat Virtual) statusul obligațiilor fiscale;
- păstrează o comunicare constantă cu expertul contabil.
Un cabinet precum ContaExpertis oferă servicii complete de gestionare fiscală, asigurând transmiterea la timp a tuturor declarațiilor și evitarea penalităților.
4. Lipsa unei evidențe clare a încasărilor și plăților
Mulți antreprenori nu țin o evidență detaliată a încasărilor și plăților zilnice, considerând că aceste informații sunt deja cunoscute de contabil. În realitate, orice decalaj între înregistrările contabile și tranzacțiile reale poate genera erori majore.
Greșelile tipice includ:
- omiterea înregistrării unor facturi achitate;
- neactualizarea situației facturilor neîncasate;
- confuzii între plățile prin card, numerar și transfer bancar.
Pentru o contabilitate corectă:
- actualizează lunar registrul de casă și extrasele bancare;
- trimite către contabil toate dovezile de plată;
- folosește un software de gestiune simplu, care să se integreze cu evidența contabilă.
Astfel, vei putea evita multe greseli contabile care afectează raportările financiare și imaginea firmei în fața partenerilor.
5. Înregistrarea incorectă a cheltuielilor deductibile
Multe firme mici pierd sume importante din cauza lipsei de cunoștințe despre cheltuielile deductibile. Aceasta este o greșeală contabilă comună, care se reflectă direct în nivelul impozitului pe profit.
Exemple de cheltuieli interpretate greșit:
- utilizarea parțială a autoturismului în scop personal;
- achiziții de echipamente fără legătură cu activitatea firmei;
- cheltuieli de protocol nedeclarate corect.
Pentru a evita aceste situații:
- solicită periodic consultanță fiscală;
- păstrează documentele justificative;
- verifică în Codul Fiscal care cheltuieli pot fi deductibile integral sau parțial.
Colaborarea cu un expert contabil experimentat, cum este echipa ContaExpertis, te poate ajuta să optimizezi cheltuielile și să respecți toate regulile legale.
6. Lipsa unui plan financiar și a bugetării corecte
O altă greșeală contabilă frecventă este lipsa unei planificări financiare. Multe firme funcționează „de pe o lună pe alta”, fără o proiecție clară a veniturilor și cheltuielilor.
Consecințele:
- lipsa lichidităților pentru plata taxelor;
- imposibilitatea de a estima profitul real;
- decizii financiare luate impulsiv.
Pentru a preveni aceste probleme:
- stabilește lunar un buget detaliat;
- discută cu contabilul despre situația financiară actuală;
- ajustează cheltuielile în funcție de sezonalitate și obiective.
Un buget realist nu doar că reduce greselile contabile, ci ajută și la luarea unor decizii strategice sănătoase.
7. Nepăstrarea corespondenței electronice și a arhivei digitale
În era digitală, multe firme nu acordă importanță arhivării electronice a documentelor. Totuși, aceasta devine esențială în caz de control sau verificare ulterioară.
Greșelile frecvente:
- lipsa copiilor scanate ale facturilor;
- pierderea corespondenței cu partenerii;
- lipsa dovezilor privind plățile online.
Pentru a evita astfel de greseli contabile:
- arhivează lunar documentele în format digital;
- folosește un sistem cloud securizat;
- stabilește o procedură internă de păstrare a fișierelor.
Astfel, în cazul unui control ANAF, toate documentele pot fi furnizate rapid și complet.
8. Lipsa colaborării strânse între antreprenor și contabil
Mulți administratori consideră că odată ce au angajat un contabil, responsabilitatea pentru evidența financiară se transferă complet către acesta. În realitate, o astfel de abordare este una dintre cele mai serioase greseli contabile, pentru că procesul de contabilitate corectă nu depinde exclusiv de contabil, ci de o colaborare constantă între acesta și antreprenor.
Lipsa comunicării duce frecvent la facturi neînregistrate, documente transmise cu întârziere sau lipsa unor informații esențiale despre activitatea firmei. Un contabil nu poate înregistra ceea ce nu primește, iar o simplă întârziere în transmiterea datelor poate genera discrepanțe majore între realitatea financiară și evidențele contabile. Astfel de greseli contabile se pot transforma rapid în amenzi, declarații fiscale greșite sau pierderi de deduceri importante.
Pentru o colaborare eficientă, este recomandat ca administratorul să comunice lunar cu contabilul și să ofere informații complete și actualizate privind toate tranzacțiile, contractele, achizițiile și plățile. Solicitarea unor rapoarte sintetice despre evoluția firmei ajută la identificarea din timp a posibilelor greseli contabile și la corectarea lor înainte de închiderea lunară sau trimestrială.
La ContaExpertis, comunicarea continuă cu antreprenorii reprezintă o prioritate. Fiecare client beneficiază de informări regulate, de acces rapid la date financiare actualizate și de consultanță personalizată. Această transparență permite evitarea erorilor, o mai bună planificare financiară și o contabilitate corectă, realizată în parteneriat, nu în izolare. O astfel de colaborare deschisă elimină multe greseli contabile și asigură stabilitatea pe termen lung a afacerii.
9. Neactualizarea legislației fiscale
Un aspect esențial pe care multe firme îl ignoră este schimbarea permanentă a legislației fiscale. Codul Fiscal suferă modificări frecvente, iar neadaptarea la noile reguli poate genera greseli contabile serioase.
Exemple de situații:
- aplicarea eronată a cotei de TVA;
- neconcordanțe privind impozitul specific;
- tratamente incorecte ale veniturilor microîntreprinderilor.
Pentru a evita astfel de erori:
- colaborează cu un cabinet de contabilitate actualizat constant;
- participă la sesiuni de informare fiscală;
- verifică periodic modificările legislative publicate în Monitorul Oficial.
Profesioniștii ContaExpertis monitorizează permanent noutățile legislative, astfel încât firmele colaboratoare să fie mereu în conformitate cu legea.
10. Lipsa auditului intern și a verificărilor periodice
Chiar și în cazul unei contabilități corect ținute, verificările periodice sunt esențiale pentru menținerea acurateței și transparenței financiare. Lipsa unui control intern sau a unui audit regulat poate face ca greselile contabile minore să treacă neobservate luni de zile, până când se transformă în probleme serioase care afectează rapoartele financiare și situația fiscală a firmei.
Auditul intern are rolul de a identifica și corecta din timp:
-
erori de înregistrare;
-
plăți neautorizate;
-
neconcordanțe între contabilitate și gestiune;
-
lipsuri de documente justificative.
Un audit realizat corect ajută la depistarea rapidă a acestor greseli contabile și la îmbunătățirea proceselor interne. Pentru firmele mici, o verificare trimestrială sau semestrială este suficientă, mai ales dacă activitatea este dinamică și implică numeroase tranzacții. Aceasta poate fi efectuată de un expert contabil extern, care analizează obiectiv toate operațiunile și oferă recomandări clare de optimizare.
Prin audit intern, antreprenorul obține o imagine reală a situației financiare și poate evita greselile contabile care duc la amenzi, blocaje sau neconcordanțe între evidențele contabile și cele fiscale. În plus, auditul contribuie la creșterea disciplinei financiare în cadrul firmei, asigurând că toate înregistrările sunt corecte, complete și conforme cu legislația în vigoare.
O firmă care își verifică periodic activitatea contabilă transmite încredere partenerilor și demonstrează responsabilitate financiară, reducând considerabil riscul de greseli contabile costisitoare.
11. Subestimarea importanței unui contabil autorizat
Mulți antreprenori aleg să colaboreze cu persoane fără experiență sau să țină contabilitatea singuri, considerând că „nu e mare lucru”. În realitate, aceasta este una dintre cele mai riscante greseli contabile.
Un contabil autorizat CECCAR nu doar înregistrează tranzacțiile, ci:
- oferă consultanță fiscală personalizată;
- optimizează structura cheltuielilor;
- previne riscurile de neconformitate.
Alegerea unui cabinet profesionist, cum este ContaExpertis, garantează siguranță, transparență și respectarea tuturor normelor legale.
Gestionarea contabilității nu este doar o obligație legală, ci o componentă strategică a oricărei afaceri. Cele mai multe greseli contabile pot fi prevenite printr-o organizare riguroasă, o comunicare constantă cu expertul contabil și o actualizare continuă a cunoștințelor fiscale.
Firmele mici care înțeleg importanța unei evidențe corecte pot lua decizii mai bune, pot optimiza costurile și pot evita sancțiunile. Iar colaborarea cu profesioniști specializați, precum echipa ContaExpertis, oferă garanția unei contabilități realizate corect, complet și la timp.
Dacă vrei să îți dezvolți afacerea pe o bază solidă și fără riscuri, alege partenerul potrivit pentru evidența ta financiară.
ContaExpertis – expertiza care îți aduce liniște și siguranță.
Contactează ContaExpertis:
Iași
0766 490 019
contact@contaexpertis.ro
https://www.facebook.com/contaexpertis