Pentru firmele mici, SAF-T a fost până acum o obligație cu roți ajutătoare. Ai început să raportezi în 2025, ai avut la dispoziție o perioadă de grație de câteva luni, ai depus totul grupat la final și nimeni nu ți-a cerut socoteală. Din 2026, roțile s-au scos.
Perioada de grație pentru contribuabilii mici care au început raportarea în 2025 s-a încheiat. Declarația 406 trebuie depusă acum la termen, de fiecare dată, iar întârzierea nu mai este o formalitate tolerată: se sancționează cu amendă. În plus, fișierul SAF-T este obligatoriu în 2026 pentru toate categoriile de firme, indiferent de dimensiune.
Articolul de față explică, pe înțelesul unui antreprenor care nu are timp să citească ordine ANAF, cele cinci obligații care contează, cine este exceptat și cât te costă o depunere ratată.
Ce este SAF-T și de ce 2026 este altfel
SAF-T (Standard Audit File for Tax) este un fișier electronic standardizat, în format XML, prin care firma îți trimite ANAF-ului datele din contabilitate: facturi emise și primite, plăți, încasări, jurnale contabile, clienți, furnizori, active, stocuri. Se transmite prin Declarația informativă D406, iar cadrul legal este dat de Ordinul ANAF nr. 1783/2021.
Ideea din spate este simplă și, din perspectiva ANAF, foarte eficientă: în loc să vină inspectorul la tine să răsfoiască dosare, primește direct baza ta de date, într-un format pe care îl poate interoga automat. Un control fiscal care dura săptămâni se transformă într-o interogare de câteva minute.
Obligația a fost introdusă etapizat — mai întâi marii contribuabili, apoi cei mijlocii, iar de la 1 ianuarie 2025 și contribuabilii mici. Vorbim, la nivel național, de sute de mii de entități care țin contabilitate în partidă dublă și care au intrat în sistem abia acum.
De ce contează 2026? Pentru că nu mai apare nicio categorie nouă — apare, în schimb, rigoarea. Toată lumea raportează, toată lumea raportează la termen, iar datele din SAF-T alimentează decontul precompletat de TVA (RO e-TVA) și se corelează cu ce ai transmis prin e-Factura. O eroare într-un loc devine vizibilă în trei.
1. SAF-T se aplică tuturor firmelor, indiferent de mărime
Prima idee de demontat: „e o chestie pentru corporații”. Nu mai este, din 2025, și cu atât mai puțin în 2026.
Criteriul nu este cifra de afaceri, numărul de angajați sau vechimea firmei. Criteriul este tipul de contabilitate. Dacă entitatea ta ține contabilitate în partidă dublă — ceea ce înseamnă, practic, orice SRL — atunci depui D406. Un SRL cu un singur asociat, fără angajați și cu 40.000 de lei cifră de afaceri are aceeași obligație ca o firmă cu 200 de angajați. Se schimbă doar volumul datelor, nu obligația.
Încadrarea ca mare, mijlociu sau mic contribuabil nu te scutește de nimic. Ea influențează doar de când ai intrat în sistem și, la unele contravenții, cuantumul amenzii.
2. Perioada de grație s-a terminat
Aceasta este schimbarea centrală a anului și motivul pentru care articolul acesta există.
Când ANAF a extins obligația către o categorie nouă de contribuabili, a acordat o perioadă de grație: un interval în care puteai depune cu întârziere, fără sancțiuni, ca să ai timp să îți configurezi programul de contabilitate și să înveți sistemul. Pentru firmele care raportează lunar, grația a fost de 6 luni. Pentru cele care raportează trimestrial, de 3 luni.
În practică, asta a însemnat că multe firme mici au putut depune toate declarațiile aferente primei părți din 2025 grupat, la un singur termen, fără consecințe. S-a instalat un obicei — și obiceiul e problema.
Începând cu 2026, pentru contribuabilii mici care au început raportarea în 2025, perioada de adaptare nu se mai aplică. D406 trebuie depusă la termenul legal, fără lunile-tampon cu care firmele se obișnuiseră. Prima depunere din 2026 se face în februarie, pentru luna ianuarie.
Pericolul real nu este necunoașterea regulii, ci memoria musculară a anului trecut. O firmă care în 2025 a depus liniștită cu patru luni întârziere și nu a pățit nimic va face la fel în 2026 — și va primi amendă.
3. Frecvența depinde de perioada ta fiscală la TVA
A doua confuzie frecventă: „cât de des depun SAF-T?”. Răspunsul nu ține de mărimea firmei, ci de perioada fiscală la TVA.
| Situația firmei tale | Frecvența D406 |
|---|---|
| Plătitor de TVA cu perioadă fiscală lunară | Lunar |
| Plătitor de TVA cu perioadă fiscală trimestrială | Trimestrial |
| Perioadă fiscală semestrială sau anuală | Trimestrial |
| Neînregistrat în scopuri de TVA | Trimestrial |
Termenul de transmitere este ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare. Pentru raportarea lunară pe ianuarie, termenul este 28 februarie. Pentru trimestrul I, termenul este 30 aprilie. Dacă ultima zi cade în weekend sau sărbătoare legală, termenul se mută la prima zi lucrătoare următoare.
Atenție la o capcană administrativă: dacă îți schimbi perioada fiscală la TVA în cursul anului — de exemplu treci de la trimestrial la lunar pentru că ai făcut o achiziție intracomunitară — ți se schimbă automat și frecvența SAF-T. Firma care nu observă schimbarea ratează primul termen lunar și află abia la amendă.
4. Secțiunea Active se depune o dată pe an
Fișierul SAF-T nu e un bloc unic. Are mai multe secțiuni, cu ritmuri diferite, iar aici se pierd cei mai mulți.
Informațiile despre Active (imobilizări) nu se raportează lunar sau trimestrial, ci se pregătesc la nivelul întregului exercițiu financiar și se transmit printr-o singură depunere pe an. Termenul: până la data de depunere a situațiilor financiare aferente exercițiului la care se referă.
Un detaliu practic util: D406 pentru „Active” se poate transmite ca declarație independentă. Nu trebuie să reiei toate secțiunile fișierului, ci doar zonele indicate ca obligatorii pentru acest tip de informație.
Greșeala tipică: firma depune conștiincios raportările lunare toată vara, dar uită complet de secțiunea Active la termenul situațiilor financiare. Este o depunere separată, cu termen separat, iar nedepunerea ei este o contravenție de sine stătătoare.
5. Secțiunea Stocuri se depune doar la cererea ANAF
Vestea bună a articolului. Informațiile privind stocurile de produse, producția în curs de execuție și mărfurile nu se transmit periodic. Ele se pregătesc și se depun doar la solicitarea expresă a organului fiscal.
Când ANAF cere secțiunea Stocuri, îți acordă un termen care nu poate fi mai mic de 30 de zile calendaristice de la data solicitării.
Nu te relaxa complet, însă. Faptul că nu o depui periodic nu înseamnă că nu trebuie să fii capabil să o produci. O solicitare ANAF cu termen de 30 de zile este ușor de onorat dacă programul tău de contabilitate ține evidența corect de la bun început — și aproape imposibil dacă trebuie să reconstruiești un an de mișcări de stoc în patru săptămâni.
Cine NU depune SAF-T: excepțiile reale
Aici circulă foarte multă dezinformare, așa că merită enumerat clar. Sunt exceptate de la depunerea D406:
- PFA-urile și întreprinderile individuale (II) — indiferent de modul în care își țin contabilitatea, în partidă simplă sau dublă. ANAF a motivat exceptarea prin faptul că aceste entități folosesc deja un sistem de raportare simplificat.
- ONG-uri, asociații și fundații — dar numai dacă țin contabilitatea în partidă simplă.
- Unitățile de cult, cabinetele medicale, avocații, asociațiile de proprietari — cu aceeași condiție: contabilitate în partidă simplă.
Capcana pe care puțini o cunosc: pentru entitățile non-profit, exceptarea este condiționată de partida simplă. Dacă un ONG alege voluntar să treacă la contabilitate în partidă dublă — lucru care se întâmplă des, la creșterea activității sau la cererea unui finanțator — devine automat obligat să depună fișierul SAF-T. Nimeni nu te anunță; obligația apare odată cu decizia contabilă.
Dacă ai un SRL, scurtătura mentală e simplă: depui. Nu există excepție pentru SRL-urile mici.
Amenzile pentru SAF-T în 2026
Cu grația expirată, sancțiunile se aplică integral. Cadrul contravențional este următorul:
| Fapta | Amenda |
|---|---|
| Nedepunerea sau depunerea cu întârziere a D406 | 1.000 – 5.000 lei |
| Depunerea incorectă sau incompletă a datelor | 500 – 1.500 lei |
Trei observații care contează mai mult decât cifrele în sine.
Amenda se aplică per perioadă de raportare. Dacă ai ratat trei luni, nu discutăm despre o amendă, ci despre trei. Pentru o firmă care raportează lunar și a uitat complet de SAF-T un semestru, aritmetica devine neplăcută foarte repede.
Raportarea incompletă se sancționează separat. Poți depune perfect la termen și tot să iei amendă, dacă fișierul are câmpuri lipsă sau date inconsecvente. Depunerea nu echivalează cu conformarea.
Repetarea escaladează. Întârzierile repetate nu produc doar amenzi mai mari, ci te marchează în sistemul ANAF drept contribuabil neconform — cu tot ce decurge de aici în privința probabilității unui control.
Calendarul SAF-T 2026, pe scurt
Regula unică de reținut: ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei raportate. Aplicată pe 2026, pentru o firmă cu raportare lunară, arată așa:
- Raportarea pe ianuarie → termen 28 februarie
- Raportarea pe februarie → termen 31 martie
- Raportarea pe martie → termen 30 aprilie
- …și tot așa, lună de lună
Pentru o firmă cu raportare trimestrială:
- Trimestrul I (ian–mar) → termen 30 aprilie
- Trimestrul II (apr–iun) → termen 31 iulie
- Trimestrul III (iul–sep) → termen 31 octombrie
- Trimestrul IV (oct–dec) → termen 31 ianuarie 2027
La acestea se adaugă secțiunea Active, o dată pe an, până la termenul de depunere a situațiilor financiare. Iar secțiunea Stocuri, doar dacă ANAF o cere.
Greșeli frecvente în raportarea SAF-T
Din ce vedem la firmele care ne cer ajutorul după ce lucrurile s-au complicat, tiparele se repetă:
- Presupunerea că grația mai există. Cea mai costisitoare eroare a anului 2026. Regula s-a schimbat, comportamentul nu.
- Uitarea secțiunii Active. Depunere separată, termen separat, contravenție separată.
- Confuzia dintre validare tehnică și corectitudine. Fișierul poate trece de validatorul DUKIntegrator și tot să conțină date greșite. Validatorul verifică forma, nu fondul.
- Neactualizarea nomenclatoarelor. Codurile și structurile se modifică; un program neactualizat generează fișiere respinse.
- Schimbarea perioadei fiscale la TVA fără ajustarea frecvenței SAF-T. Treci la lunar la TVA, rămâi pe trimestrial la D406 — și ratezi termene fără să știi.
- Necorelarea cu e-Factura și decontul de TVA. Cele trei raportări se hrănesc din aceleași date. Neconcordanțele dintre ele sunt exact ce caută sistemele ANAF.
- Lipsa unui responsabil. Când depunerea „se face de la sine”, într-o lună aglomerată nu o face nimeni.
Checklist SAF-T 2026: ce verifici acum
- Confirmă frecvența ta reală de depunere — lunar sau trimestrial — pornind de la perioada fiscală la TVA, nu de la ce ai făcut anul trecut.
- Verifică dacă ai depus toate raportările din 2026 la termen. Grația nu te mai acoperă.
- Pune în calendar termenul pentru secțiunea Active, legat de data situațiilor financiare.
- Asigură-te că programul de contabilitate are nomenclatoarele actualizate la ultima versiune.
- Verifică dacă poți produce secțiunea Stocuri în 30 de zile, în caz că ANAF o cere.
- Compară datele din SAF-T cu decontul de TVA și cu e-Factura. Trebuie să spună aceeași poveste.
- Desemnează un responsabil și un înlocuitor pentru depunere.
Unde greșesc firmele, de fapt
SAF-T nu este o problemă de legislație. Regulile încap într-o pagină, iar tu tocmai le-ai citit. Este o problemă de disciplină lunară și de calitate a datelor.
Fișierul nu inventează nimic — el doar expune ce ai în contabilitate. Dacă evidența e ținută prost, SAF-T transformă dezordinea internă într-un raport structurat, livrat lunar, direct la ANAF. Nu ascunde problemele; le sistematizează și le trimite la destinație.
Puțini antreprenori se întreabă ce se întâmplă cu datele după depunere. Fișierul SAF-T nu ajunge într-o arhivă pe care o citește cineva doar dacă vine controlul. El intră într-un sistem care rulează automat verificări încrucișate: compară ce ai declarat tu cu ce au declarat furnizorii și clienții tăi, cu facturile transmise prin e-Factura și cu decontul de TVA. Dacă un partener a raportat o factură pe care tu nu o ai în evidență, diferența iese la suprafață fără ca cineva să o caute. Asta schimbă natura riscului fiscal: nu mai depinde de probabilitatea unui control, ci de coerența propriilor tale date. O firmă cu raportări consistente trece neobservată; una cu neconcordanțe repetate se auto-selectează pentru verificare.
La ContaExpertis lucrăm cu firme din Iași și din toată țara exact pe zona asta. Prin serviciile de contabilitate preluăm integral raportările către ANAF, inclusiv D406 la toate termenele ei. Prin consultanța fiscală verificăm dacă datele din SAF-T, decontul de TVA și e-Factura se corelează — pentru că neconcordanțele dintre ele sunt primul lucru pe care îl vede sistemul. Iar dacă vrei să nu te mai gândești deloc la asta, există și varianta externalizării serviciilor de contabilitate.
Dacă vrei contextul complet al obligațiilor unei firme, îți recomandăm și ghidul despre contabilitatea SRL.
Întrebări frecvente despre SAF-T
Firma mea e mică. Chiar trebuie să depun SAF-T în 2026?
Da. De la 1 ianuarie 2025, obligația s-a extins și la contribuabilii mici, iar în 2026 fișierul SAF-T este obligatoriu pentru toate categoriile de firme, indiferent de dimensiune. Criteriul este contabilitatea în partidă dublă, nu cifra de afaceri. Practic, orice SRL depune D406.
Mai există perioadă de grație pentru SAF-T în 2026?
Nu, pentru contribuabilii mici care au început raportarea în 2025. Perioada de adaptare — 6 luni pentru raportarea lunară, 3 luni pentru cea trimestrială — s-a încheiat. Declarația 406 trebuie depusă la termenul legal, iar întârzierea se sancționează.
Cât de des se depune Declarația 406?
Depinde de perioada fiscală la TVA. Dacă ești plătitor de TVA cu perioadă lunară, depui lunar. Dacă ai perioadă trimestrială, semestrială, anuală sau nu ești înregistrat în scopuri de TVA, depui trimestrial. Termenul este ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei raportate.
Ce amendă riscă o firmă care nu depune SAF-T la timp?
Nedepunerea sau depunerea cu întârziere se sancționează cu amendă între 1.000 și 5.000 de lei, în funcție de categoria de contribuabil. Depunerea incorectă sau incompletă se sancționează separat, cu amendă între 500 și 1.500 de lei. Amenda se aplică pentru fiecare perioadă de raportare ratată.
PFA-ul depune SAF-T?
Nu. PFA-urile și întreprinderile individuale sunt exceptate de la depunerea D406, indiferent dacă țin contabilitatea în partidă simplă sau dublă. La fel sunt exceptate ONG-urile, unitățile de cult, cabinetele medicale, avocații și asociațiile de proprietari — dar numai dacă țin contabilitate în partidă simplă.
Când se depune secțiunea Active din SAF-T?
O singură dată pe an. Informațiile despre Active se pregătesc la nivelul exercițiului financiar și se transmit printr-o singură depunere, până la data depunerii situațiilor financiare aferente exercițiului respectiv. Se poate transmite ca declarație independentă.
Trebuie să depun secțiunea Stocuri?
Doar dacă ANAF o solicită expres. Informațiile privind stocurile nu se transmit periodic, ci la cererea organului fiscal, care îți acordă un termen de minimum 30 de zile calendaristice de la data solicitării.
Ce reții despre SAF-T în 2026
Anul acesta nu aduce o obligație nouă, ci sfârșitul indulgenței. Firmele mici care s-au obișnuit, în 2025, să depună când apucau, sub umbrela perioadei de grație, intră în 2026 cu un reflex care le va costa între 1.000 și 5.000 de lei pentru fiecare termen ratat.
Trei lucruri merită reținute: SAF-T se aplică oricărui SRL, indiferent cât de mic; termenul e ultima zi a lunii următoare, fără excepții și fără tampon; iar secțiunea Active are termenul ei separat, pe care jumătate dintre firme îl uită.
Iar dacă tot te întrebi dacă firma ta e în regulă cu raportările, întrebarea în sine e răspunsul. Cel mai ieftin moment să verifici e acum — nu după prima notificare.
Vrei să știi dacă raportările SAF-T ale firmei tale sunt complete și corelate cu celelalte declarații? Contactează echipa ContaExpertis pentru o verificare aplicată pe situația ta.
Contact
- 📍 Str. Șipotel, Nr. 7, Iași, județul Iași
- 📞 0758 796 945
- 📧 contact@contaexpertis.ro
- 🌐 contaexpertis.ro
Urmăriți-ne și pe rețelele de socializare: Facebook ·Instagram ·LinkedIn ·Pinterest
Articol cu caracter informativ, actualizat în iulie 2026. Legislația fiscală se modifică frecvent; pentru decizii care privesc firma ta, îți recomandăm o consultare punctuală cu un expert contabil.